Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [DATUM]

BookWorkations helpt teams een chateau of landgoed te vinden en te boeken voor een workation. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

Wie wij zijn

BookWorkations is een dienst van Full Capacity Group B.V. (in oprichting), Saksen Weimarplein 6, 4818 LD Breda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-NUMMER]. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in deze verklaring.

Vragen over privacy? Mail naar [email protected].

Wat we verwerken en waarom

  • Boekingen en aanvragen (voor één locatie, een shortlist of een zoekopdracht die wij voor je doen): je naam, zakelijke e-mailadres, bedrijf, teamgrootte, data of periode, gekozen add-ons, de locaties die je koos, je bericht en de taal die je gebruikte. Daarmee behandelen we je aanvraag, sturen we je een bevestiging, nemen we namens jou contact op met locaties en bevestigen we je verblijf. Grondslag: het nemen van stappen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten.
  • Zoekvragen: de tekst die je in de zoekbalk typt. Die sturen we naar onze AI-leverancier om er zoekfilters van te maken; wij bewaren hem niet. Zet er dus geen persoonsgegevens in. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de zoekfunctie te leveren waar je om vraagt.
  • Je vertrekstad: als je een stad noemt, gebruiken we de naam en de ligging van de locaties om reistijden te berekenen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
  • IP-adres: maximaal 15 minuten in het geheugen van de server, om het aantal verzoeken per bezoeker te beperken en misbruik te voorkomen. Het wordt niet op schijf of in een database opgeslagen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden.

Met wie we gegevens delen

  • Locaties: als je een aanvraag doet, delen we je naam, bedrijf, teamgrootte en data met de betreffende locatie.
  • Anthropic (Claude API): verwerkt de tekst van zoekvragen om zoekfilters en uitleg te maken. Anthropic kan gegevens in de Verenigde Staten verwerken; die doorgifte is geregeld via de standaardcontractbepalingen van de EU in de verwerkersovereenkomst van Anthropic.
  • HeiGIT (OpenRouteService), Duitsland: ontvangt stadsnamen en coördinaten van locaties om rijtijden te berekenen. Geen persoonsgegevens.
  • SimpleMailService (simplemailservice.eu), die onze e-mails vanuit de Europese Unie verstuurt.
  • Google (Google Analytics), alleen als je analytische cookies accepteert: meet hoe de website wordt gebruikt. Google kan deze gegevens in de Verenigde Staten verwerken onder het EU-VS Data Privacy Framework.
  • Leaseweb, die de website en database host in datacenters in Nederland en Duitsland.

We verkopen nooit persoonsgegevens. Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken hebben we een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang we gegevens bewaren

Boekingen en aanvragen bewaren we 12 maanden na het verblijf, en alleen langer als de wet dat vereist (bijvoorbeeld facturen, die 7 jaar bewaard worden). Zoekvragen bewaren we niet.

Cookies

We gebruiken alleen analytische cookies van Google Analytics, en alleen nadat je ze in de cookiemelding accepteert. Daarmee zien we welke pagina's worden bezocht en hoe bezoekers ons vinden, zodat we de website kunnen verbeteren. Google Analytics slaat je IP-adres niet op, en we bewaren deze gegevens 14 maanden. Grondslag: jouw toestemming.

Je keuze wordt in je browser bewaard (local storage), zodat we het niet op elke pagina opnieuw vragen. Locaties die je op je shortlist bewaart, staan daar ook; ze verlaten je browser pas als je de link deelt of een aanvraag stuurt. Je kunt hem altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Zonder toestemming worden er geen analytische cookies geplaatst en wordt er niets naar Google gestuurd. Je taal staat in het webadres.

Beveiliging

We beschermen je gegevens met versleutelde verbindingen, toegangsbeheer, controle van invoer en limieten op het aantal verzoeken. Meer informatie krijg je op verzoek.

Jouw rechten

Volgens de AVG kun je vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, om beperking van of bezwaar tegen het gebruik ervan, en om je gegevens in een overdraagbaar formaat. Mail naar [email protected]; we reageren binnen een maand.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Informatie over locaties

Informatie over locaties komt deels uit DATAtourisme, de open toerismedatabase van Frankrijk (Licence Ouverte 2.0). Dat is bedrijfsinformatie over accommodaties, geen informatie over bezoekers. Vlaamse locaties komen uit het logiesregister van Toerisme Vlaanderen; contactgegevens van uitbaters nemen we daaruit niet over.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze verwerking verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie.